Nekuřácké kupé

Jakmile si schránku založíte, úřady se o tom dozví a budou Vám tam posílat písemnosti. A to včetně těch, které byste ve vlastním zájmu neměli přehlédnout (např. pokuty, platební výměry od Finančních úřadů ap.).

Proto je velmi důležité si nastavit schránku i svoje chování tak, abyste se nevystavili rizikům, která jsou s nesprávným používáním Datové schránky úzce spjaty.

Pozn.: tento článek není návodem, jak Datovou schránku používat – základy práce se schránkou hledejte v nápovědě.

Notifikace e-mailem

Pokud byste si z celého článku měli odnést jedinou věc, tak je to tato:
Nastavte si upozornění na novou doručenou Datovou zprávu.

Až Vám do schránky přijde důležitá zpráva nedozvíte se o tom, pokud si toto nenastavíte.

Po přihlášení do Datové schránky zvolte vpravo nahoře Nastavení, pak v levém menu zvolte Notifikace.

V tomto nastavení zadejte svůj e-mail a ujistěte se, že jsou zapnuté všechny typy notifikací.

Ve svém e-mailu se pak ujistěte, že tyto zprávy Vám přijdou a nemohou spadnout do SPAMu.

Expirace hesla

Heslo do Datových schránek ve výchozím nastavení platí 90 dnů a po té je potřeba jej změnit. Pokud se po tuto dobu nepřihlásíte, nebo budete výzvy ke změně hesla ignorovat, heslo přestane platit a Vy budete muset znovu vyrazit na CzechPoint s prosíkem o reset hesla, který je zpoplatněn (200 Kč).

Můžete si ale expiraci hesla vypnout. Já to doporučuju, protože expirace hesla bezpečnost nezvyšuje, naopak vás vystavuje riziku, že se odříznete od přístupu ke komunikaci se státní správou.

Pokyny pro nastavení neomezené platnosti hesla jsou uvedeny v kapitole 8.2.2 Nastavení platnosti hesla.

Datový trezor

Součástí Datové schránky je i tzv. Datový trezor. Upřímně se domnívám, že Datový trezor je k neužitečný bazmek a jeho funkce jsou extrémně předražené.

Proto doporučuji se ujistit, že Datové trezor není zapnutý ve zkušebním režimu. Doručené zprávy by se totiž přesouvaly do trezoru a po skončení zkušebního období byste o zprávy přišli. Navíc provozovatel Datových schránek má poměrně agresivní metody, jak nutit uživatele k zaplacení poplatku za trezor a vypnutím trezoru se tomuto nátlaku účinně vyhnete.

Po přihlášení do Datové schránky zvolte vpravo nahoře Nastavení, pak v levém menu zvolte Notifikace.

Zde zjistěte, že všechny volby jsou vypnuté, pokud nejsou, tak je vypněte.

Rozlišujte typ svojí schránky

Špatné porozumění typům Datových schránek vede k častým omylům – zejména pak k planým očekáváním, že státní správa bude svoje písemnosti nějak doručovat a nebo že máte určitá práva.

Systém Datových schránek rozlišuje typy schránek:

• Fyzická osoba (vázaná na rodné číslo),
• Podnikající fyzická osoba (vázaná na IČ podnikatele),
• Právnická osoba (vázaná na IČ dané společnosti),
• a další typy, které pro jednoduchost vynechám.

Pokud nepodnikáte, máte schránku typu Fyzická osoba a není co řešit.

Pokud jste podnikatel, je velmi důležité rozlišit, zda máte schránku typu Fyzická osoba a nebo typu Podnikající fyzická osoba.

Pokud například máte jen schránku typu Podnikající fyzická osoba, úřad s Vámi nebude komunikovat elektronicky ve věcech netýkajících se Vašeho podnikání (např. daň z nemovitosti, daň z příjmu fyzických osob, přestupková řízení, sociálka, soudy, ap.). Platí to analogicky i naopak, a stejně tak pro další typy schránek.

Doporučuji proto si zřídit Datové schránky pro všechny typy, které vám přísluší.

Ze své zkušenosti mohu potvrdit, že mnohem více využijete schránku Fyzické osoby. Mimojiné i proto, že ač jste třeba osoba podnikající, tak Daňové přiznání podáváte jako osoba fyzická (vyplňujete Přiznání k dani z příjmů fyzických osob, nikam neuvádíte svoje IČ), neboť příjem z podnikání je pouze jednou z mnoha složek Vašich příjmů.

Já sám mám 5 datových schránek, jednu pro každou roli, ve kterých se nacházím (fyzická osoba, podnikatel, společník právnické osoby, člen výboru společenství a pověřená osoba družstva).

Problémy vyplývající z používání nesprávného typu

V první řadě neočekávejte, že s Vámi bude úřad komunikovat Datovou schránkou z vlastní iniciativy – i nadále budete dostávat písemnosti pozemní poštou.

Můžete však požádat úřad, aby s Vámi komunikoval přes Datovou schránku z ve věcech, které neodpovídají danému typu. Takové žádosti úřad může vyhovět a zpravidla tak činí – nemůžete toho ale domáhat.

Může také vzniknout problém s identifikací odesílatele, aby úřad mohl posoudit, zda máte oprávnění činit určitá podání. Zatímco běžné úřady se s tím dokážou vyrovnat, u většiny zdravotních pojišťoven se špatnou Datovou schránkou nepochodíte, stejně tak u soudu bývá problém. Částečně to lze vyřešit využitím Identifikace odesílající osoby, ale to je spíše pokročilá disciplína (více informací v článku Soud dal za pravdu Pirátům a nebo Problematika podání k soudu prostřednictvím datové schránky).

Archivace zpráv z Datové schránky

Mějte na paměti, že Datové schránky mažou datové zprávy 90 dní po jejich doručení a to jak z doručené pošty, tak i z odeslané.

Pečlivě se tedy uchovávejte všechny doručené o odeslané písemnosti.

A nebo si do svého počítače či mobilního telefonu nainstalujte aplikaci Datovka, která archivaci řeší za Vás.

Do aplikace Datovka si také můžete přidat více schránek, ke kterým máte přístup a máte tak všechny dokumenty na jednom místě.